Il cittadino che utilizza per la prima volta il servizio deve effettuare una "registrazione", inserendo i propri dati anagrafici nel sistema e scegliendo una password che ne consentirà l'accesso negli utilizzi successivi.
Se i dati inseriti sono corretti, il sistema crea un profilo personale dell'utente e gli consente di accedere ai diversi servizi (personalizzati e non) che l'ente vorrà attivare nell'area servizi.

A questo punto il cittadino può selezionare un tipo di pagamento da effettuare (es: servizio mensa, contravvenzioni, tasse sulla pubblicità, TOSAP, etc...) ed inserire, ove richiesto, un riferimento numerico a una bolletta o a un verbale. In alternativa dovrà fornire una causale del versamento e descriverne l'importo.

Una volta definiti gli estremi del versamento, l'utente viene redirezionato presso un "payment gateway", cioè la struttura abilitata al riconoscimento delle carte di credito (es: banca sella, SSB, MPS/Banca Toscana, etc...) di fiducia dell'Ente stesso.
I dati riservati che l'utente dovrà specificare (numero carta di credito, expiration date) in nessun modo verranno comunicati a citypay e di conseguenza all'Ente.

Se la transazione è andata a buon fine, l'utente riceve una Mail di conferma del pagamento da citypay e (ove previsto) dal payment gateway.
Il movimento viene archiviato dal sistema e reso disponibile per una consultazione immediata da parte dell'Ente.
Se la transazione viene interrotta per qualsiasi motivo, il movimento viene comunque archiviato da citypay, rendendo disponibili dati e cause della mancata conclusione ai fini di un'eventuale assistenza al cittadino.